Jak se diabetologové vyrovnávají s administrativní zátěží?

Můj vztah k administrativě je komplikovaný. Někdy mě papíry vysloveně baví. To, když si potřebuji mentálně odpočinout, jen procházím maily, mechanicky platím faktury a ukládám je do správné složky. Tedy za předpokladu, že je mám z čeho zaplatit. Dodělám to a je to hotové.

Některá agenda mě však děsí víc než varan komodský v městském parku. Hlavně ta, která není nikdy hotová a není ani nikde vidět, dokud nepřijde nějaká hodně zlá kontrola z některého státního úřadu. Mojí noční můrou je agenda spojená se zdravotnickými přístroji a jejich periodickou kalibrací, ověřováním a bezpečnostně-technickým kontrolováním. Agenda, kterou děláme pro snížení rizik a stojí spoustu peněz. Rizik, která jsou pro nás často zcela imaginární a irelevantní. Ale zákon hovoří jasně…

A takových agend je víc, a budou spíš přibývat. Takže já nesním o princi na bílém koni, ale o chytré, nekonfliktní paní, která by byla dostatečně chápavá, stoprocentně pečlivá, absolutně diskrétní a bavilo by ji, že jednou za měsíc přijde a všechny ty státní požadavky zkontroluje a eventuální nedostatky buď vyřeší, nebo jejich řešením rovnoměrně pověří všechny moje zaměstnance. Pak to celé zkontroluje, zdokumentuje a pošle mi přiměřenou fakturu.

Taková osoba se však v mém reálném světě zatím nevyskytla. Takže s administrativou bojuju, jak nejlíp umím… Když nestíhám, snažím se z toho nehroutit. Naopak když přeberu hromadu dlouho opomíjených dokumentů nebo mailů a všechno setřídím a objednám ty BTK kontroly, tak se pochválím.

Slyšela jsem, že štěstí a spokojenost souvisí s tím, jestli má člověk „uzavřené cykly“ činností, které začal dělat. O adventu mám tedy jasný úkol: ukončit co nejvíc svých otevřených cyklů a nenechat se přemluvit na otevření nových.

Přeji všem, aby měli radost ze všeho, co se jim v roce 2024 podařilo dotáhnout do konce, a aby měli sílu nenechat toho moc do příštího roku. Krásné Vánoce!

Administrativa mě odjakživa obtěžovala, proto jsem se nestala úřednicí. Netušila jsem, že mě přesto nutnost vést komplikované záznamy a dokumenty nemine. V listopadu 1989 byla jednou z proklamovaných myšlenek potřeba zeštíhlení úřednického aparátu. Zpětně mi to přijde úsměvné.

Chápu nutnost vést podrobnou dokumentaci pacienta. Počítačové programy jsou naštěstí velmi sofistikované a záznamy značně usnadňují. Hodně využívám například systém předdefinovaných textů, které při komunikaci s pacientem jen individualizuji, to opravdu šetří čas. Pořídím podrobný zápis, a přesto mám čas si s pacientem povídat. Kdybych měla vyhovět požadavkům pojišťoven na komentář ke všem vykázaným výkonům, pro psaní by mi na pacienta nejspíš čas nezbyl.

Chápu i nutnost pravidelné roční statistiky, výstupy z ní jsou jistě potřebné. Donedávna pro mě byla roční statistika noční můrou. Každoroční vyplňování komplikovaného formuláře a počítání, kolik pacientů, v jakém věku, s jakými diagnózami, komplikacemi a na jaké léčbě máme v dispenzarizaci, bylo prostě peklo. Počítačové programy jsou v tomto smyslu obrovskou úlevou. Ano, zadávám u konkrétního pacienta diagnózy, ale vše ostatní už lze z počítače snadno vyčíst.

Stále časově náročnější mi připadá komunikace s pojišťovnami. Nejen že musím v rámci řešení regulací písemně zdůvodňovat, proč se snažím o pacienty starat podle guidelines a podle nejlepšího vědomí a svědomí, ale i systém schvalování zdravotnických prostředků zdravotními pojišťovnami se stává stále komplikovanějším. Ještě nedávno bych například odnesla žádost o schválení inzulinové pumpy na ZP a za pár dní by mi přišlo sdělení, zda je schválena nebo ne a proč. V poslední době došlo sice ke zlepšení ve smyslu podávání žádostí, protože je to možné datovou schránkou. Nicméně po prvním zaslání žádosti mi přišla datovou schránkou informace, že bylo zahájeno správní řízení. Vyděsila jsem se. Po přečtení dvoustránkového dokumentu jsem zjistila, že mi z mého pohledu poněkud iracionálně složitě sdělují, že moji žádost přijali. Za tři dny mi stejnou cestou sdělili, že bylo správní řízení přerušeno. Chvíli mi trvalo, než jsem pochopila, že jim na žádosti nějaká informace schází. Napsala jsem tedy další slohovou práci a odeslala jako dodatek. Obsahovala prakticky stejné informace, jen jinými slovy. Vzápětí jsem se dozvěděla, že přerušení se zastavuje. Než jsem se domohla schválení, byl to zajímavý literární zážitek, a já přemýšlím, kolik úředníků muselo být přijato, aby takovou agendu zvládali. Že je to pro každého lékaře vyčerpávající, je nepochybné.

Určitě by mi hodně pomohla změna způsobu komunikace úředníků zdravotních pojišťoven. Jistě by to zlepšilo efektivitu mé práce a pomohlo navodit pohodu nejen v době adventu.

Rok od roku s blížícím se závěrem roku a očekáváním nového přibývá nejen shonu v běžném životě, ale i v pracovním světě. Mělo by to být období klidu a pohody, člověk by se měl v tyto dny zpomalit a zamyslet nad proběhlým časem, ale i časem nastávajícím, avšak s přibývající digitalizací přibývá i nároků na administrativu a nároků na čas. Time management v běžné malé praxi, která dennodenně zápasí s narůstající administrativou, je již zcela utopistický, nerealistický. Jeden manažer mi kdysi řekl, že vše se dá zorganizovat, když člověk chce, bohužel však opomenul real-factor malé, standardní ambulance o jedné sestře a jednom lékaři, který se dennodenně snaží bilancovat na hraně profesní-manažerské a osobní.

Nebojím se zde konstatovat, že mnozí z nás využíváme veškeré dostupné a možné pomůcky, programy a kanály, jak si administrativu ulehčit, ale bohužel stále je vždy potřebné a nutné i z digitálního světa 99 % záležitostí přenést na papír, jak já říkávám, zhmotnit. Kdysi to fungovalo tak, že jednoduše přišel dopis a hned jste třídili – pravá nebo levá složka, červená nebo modrá. Dnes máme e-mailovou adresu, poštovní adresu, datovou schránku, komunikační portály a systémy, na vše potřebujeme znát hesla, ze všeho přijímat informace. Pokud chcete něco doložit, popřípadě i reedukovat pacienta a mít alespoň 70% jistotu, že si nějakou informaci od vás odnese, potřebujete opět papír. Jakákoliv činnost, kterou v ambulanci děláme duplicitně (přepisování dat ze senzorů, glukometrů, laboratoří, výsledných zpráv, datových schránek, e-mailů), je zbytečná. Ano, někteří mohou namítnout, že nemusíme, ale náklady na zálohování, IT služby, telefonické dotazování pacientů někdy převýší cost–benefit.

A jaké strategie či technologie by nám mohly zlepšit efektivitu naší práce a navodit pohodu? Nad touto otázkou se zamýšlím dennodenně nejen v práci, ale i poté. Nevím, jestli existuje již tak vyspělá AI aplikace, která by za nás uměla rozhodovat, třídit, předávat data, informace. Je však otázkou, zda bychom tím již neztratili identitu člověka – moudré bytosti. Spíše si myslím, že by mělo být žádoucí vést digitalizaci racionálním směrem, cestou, která spíše bude redukovat přebujelou administrativu a mailingy a bude nám usnadňovat péči nejen o pacienty, ale i o ambulance a naši vlastní osobu. Bojím se však, že s nárůstem další digitalizace se opět nové systémy nespárují, ale zůstanou jako jednotky v množině a podmnožině a nám se dále bude rozplývat sen o pohodě a klidu nejen o adventu.

Ve své téměř půl století trvající medicinské praxi jsem zažila dobu, v níž neexistovaly počítače, internet ani mobilní telefony. Jedinými komunikačními prostředky byly přímá konverzace s pacientem a pevná telefonní linka. A telefon zdaleka nebyl standardní součástí každé domácnosti. Dokážete si představit, že jsme každý lékařský nález psali rukou nebo v lepším případě na psacím stroji? Každý recept na lék jsme včetně „hlavičky“, tedy základních údajů o pacientovi, vypisovali ručně. Každou propouštěcí zprávu jsme od prvního do posledního slova doslova datlovali na psacím stroji. Opisovali jsme každý laboratorní výsledek, každý rentgenový nález. Pokud jsme omylem otočili kopírák, nezbylo než poradit ošetřujícímu lékaři, aby zprávu četl v zrcadle.

Dnešní komunikační možnosti vlastně všechnu administrativu výrazně ulehčily a zrychlily. Trojím kliknutím na klávesnici počítače zkopírujete recept na léky, čtvrtým kliknutím ho odešlete pacientovi do telefonu. Dvojím kliknutím zkopírujete do své zprávy jakýkoli soubor laboratorních výsledků nebo nález ze sonografického či rentgenového vyšetření. Nic nemusíte pracně opisovat. Propouštěcí zprávu z nemocnice vygenerujete na počítači během několika minut, asi deset vteřin trvá, než ji odešlete praktickému lékaři či jinému specialistovi. A pokud si ve své kariéře zvolíte pozici zaměstnance, ušetříte si další administrativní kroky. Rozbilo se Vám něco v ordinaci? Zavoláte na oddělení údržby. Porouchalo se cosi na EKG přístroji? Zavoláte technika. Máte problém s počítačovým programem? Vaše firma má svoje IT specialisty. A potřebujete vymalovat ordinaci? Pouze vymyslíte vhodný termín, o ostatní se postará rovněž zaměstnavatel.

Co mně ale neskutečně vadí a s čím se nejsem schopna vyrovnat, je nadbytečná administrativní sesterská práce při příjmu pacienta na lůžkové oddělení. Zdravotní sestra musí kromě zdravotnických úkonů s pacientem vyplnit informovaný souhlas s hospitalizací, objasnit vnitřní řád, vypsat list o provedené edukaci, záznam o ošetřovatelské anamnéze, zhodnocení ošetřovatelských rizik (pády, dekubity), vyčíslit skóre hodnotící malnutrici…

Administrativní úkony v ambulanci z pozice lékaře-zaměstnance nepovažuji za nadměrně obtěžující. Soukromý lékař má administrativní část své práce jistě komplikovanější.

Osud mě s diabetologickou ambulancí spojil už téměř před dvaceti lety. Od té doby se, snad kromě diagnózy, kterou léčím, změnilo úplně vše. Výrazně se změnilo spektrum pacientů. V mých začátcích asi třetinu pacientů tvořili diabetici s dietou. Ti už jsou dnes v diabetologické ambulanci vyhynulým druhem a též pacienti s monoterapií jsou druhem ohroženým. Glykovaný hemoglobin byl žhavou novinkou a pacienti byli zvyklí nosit do laboratoře vzorek sbírané moči. Na co ale zvyklí nebyli, bylo přinést s sebou na kontrolu glukometr, pokud ho vůbec měli. Nosili notýsek s pečlivě zapsanými měřenými hodnotami, které ale často měly k realitě velmi daleko.

Stejně jako tehdy, i dnes jsem v pozici zaměstnance, což je vzhledem k administrativě ta lepší varianta. Ale i tak administrativní zátěž narostla minimálně o tisíc procent. Počítač jsem v ambulanci samozřejmě měla, ale většinou jsem ho k běžným úkonům při kontrole pacienta nepotřebovala. Sestra dala jedno razítko do dekurzu a jedno do notýsku diabetika, dopsala naměřený tlak a váhu, přiložila k tomu výsledkový list z laboratoře, někdy do razítek dopsala i laboratorní hodnoty. Já jsem si pod razítko v dekurzu stručně zapsala subjektivní stav pacienta, dopsala laboratorní hodnoty a vedle razítka terapii. Vzhledem k tomu, že s dokumentací už nikdo další nepracoval, ani k ní neměl běžně přístup, měla jsem systém svých privátních zkratek, takže zápisy byly velmi rychlé a přehledné a na jednu stranu dekurzu se jich vešlo většinou pět. Převážnou dobu kontroly jsem byla v očním kontaktu s pacientem a i z té nonverbální složky komunikace se člověk hodně dozvěděl. Vedle sebe jsem měla v zásuvce razítka s většinou běžně užívaných léků, přehledně uspořádaná. Sáhla jsem pro správné razítko (proti dnešním dnům bylo spektrum možné léčby velmi chudé), klepla ho na recept, dopsala dávkování a počet požadovaných balení. Celé to byla sekundová záležitost. Sestra pak vypsala hlavičku. Do dekurzu jsem dopsala pod medikaci „lab“ a „číslo“ – to znamenalo, co vše má sestra zaškrtnout v požadavcích pro laboratoř před příští kontrolou. Jednotlivými položkami bych se byla zabývala jen v případě, že ani jedna z domluvených pěti variant laboratorních vyšetření by mi tentokrát nevyhovovala. Poslední číslicí bylo, za kolik měsíců má pacienta objednat na další kontrolu. Do tabulky všech vyšetřených pacientů v příslušný den zanesla propiskou jméno, rodné číslo a pojišťovnu pacienta a vypsala kódy – mnoho jich, pravda, nebylo. Administrativou byla tedy zatížena převážně sestra a já jsem řešila s pacientem jeho zdravotní stav, aktuální výsledky, plán léčby. U pacientů s dietou nám na vše stačilo zpravidla pět minut, u průměrných pacientů s perorální léčbou deset minut a u pacientů léčených inzulinem nebo nějak komplikovaných minut patnáct. A to se pacienti během té chvilky stíhali se mnou podělit i o své nezdravotnické radosti a starosti!

Otevřít desky pacienta bylo mnohem rychlejší než se v počítači proklikávat do jednotlivých složek. Zprávu je třeba sepsat tak, aby byla srozumitelná komukoliv, kdo si ji v nemocničním systému otevře, a zanést do ní vše, co následně vykóduji. Pokud byl pacient v laboratoři na stejném pracovišti, mohu laboratorní výsledky přetáhnout, ale i tak je to mnohem zdlouhavější než okomentovat list, který došel místní poštou. Pokud mám výsledky z jiné laboratoře, je třeba je přepsat. Pak zapsat a vyhodnotit monitoraci a další provedená vyšetření. Recepty mohu poslat do systému všechny najednou, ve srovnání s poukazy je to poměrně rychlé. Poukazy musím ke schválení SÚKLem posílat po jednom, a než se dotočí kolečko, stíhám i krátkou relaxaci. Pokud je poukazů více a za dveřmi se mi hromadí pacienti, kteří už měli být podle objednání v ordinaci, poněkud mě to znervózňuje. Datum příští kontroly v objednávkovém systému někdy určí sestra, častěji ho s pacientem vybírám já, protože podle termínu vypočítávám počet balení jednotlivých léků. Většinu doby upřeně koukám na monitor a pacienta mám až v úplné periferii svého zorného pole. Jsem tak výrazně ochuzená o informace z nonverbální komunikace. Nekomplikovaní pacienti s jednoduchou medikací tvoří stále menší a menší procento vyšetřených, takže nezřídka mám problém vejít se do třiceti minut, a dorazí-li všichni objednaní, postupně nabírám skluz. A to coby zaměstnanec jsem ušetřena po ordinačních hodinách veškeré další administrativy, která by byla nezbytná, pokud bych měla ordinaci vlastní!

I přes zvyšující se časovou a odbornou náročnost diabetologie vidím ve své práci smysl a baví mě. V době, kdy jsem začínala, jsme měli v ambulanci několik slepých pacientů v důsledku diabetické retinopatie. Dnes nemám ani jednoho. A jak tehdy i disciplinované a poučené diabetiky sužovaly lehké i závažné hypoglykemie! A jak se změnila kvalita života s pumpou s uzavřeným okruhem oproti životu s inzulinkami a glukometrem!

S výpadkem provozu ambulance mezi svátky počítám dlouho dopředu, takže ke kumulaci pacientů v prvních třech týdnech prosince nedochází. Lehce větší pracovní zátěž je první dva týdny v lednu, kdy se ozývají ti, kteří potřebují poukazy na proužky, senzory nebo příslušenství k pumpě a nemohli se dočkat přelomu roku, protože limity pro rok předcházející už měli vyčerpány. Co by mi pomohlo práci urychlit? Jiný nemocniční program, který by byl rychlejší a méně komplikovaný. Zde ale možnost výběru nemám. Pokud by to bylo možné, přenést část administrativy, zejména tu spojenou s inzulinovými pumpami na sestru či administrátorku – počítat v posledním čtvrtletí roku, zda se s příslušenstvím k pumpě a se senzory ještě vejdu do limitu, mě opravdu nebaví.

Přeji všem klidný adventní čas, příjemné Vánoce i dny mezi svátky, v novém roce maximum pacientů spolupracujících, výborně nebo alespoň dobře kompenzovaných, skvělé kolegy, minimum zbytečných administrativních i jiných komplikací, pohodu doma i na pracovišti, štěstí, úspěchy a pevné zdraví.

Provozujeme se dvěma partnery malou polikliniku. Administrativu samozřejmě sami nezvládáme, ale máme dvě úřednice v poliklinice a využíváme služeb účetní firmy a IT firmy. Nesmyslných nařízení, dotazníků, hlášení samozřejmě rok od roku přibývá. Rok od roku je dražší provoz, drahé energie, servis IT, nákup přístrojů. Pracuji v interní a diabetologické ambulanci, kde obrovsky narostl počet vyžádaných vyšetření pro nemocné nad 70 let, ať už k lázním, posudky k příspěvkům na péči, bezmocnost, používání vozidel atd. Přicházejí i neznámí pacienti z širokého okolí s bohatou dokumentací, kterou je třeba prostudovat. Tato práce lékaře je zcela neadekvátně ohodnocená. Není divu, že mladý internista zůstává na lůžkovém oddělení nebo se specializuje.

Diabetologie je v tomto pohledu méně zatěžující, ale mám jen jednu sestru, která nemá příliš času na edukace či stahování glukometrů, protože stále telefonuje a řeší jiné problémy; další sestru si prostě nemohu z ekonomických důvodů dovolit. Náročná je elektronická komunikace, nejen žádosti o léky, ale i objednávání či přeobjednávání nemocných. Přitom pacienti se mnohdy nedostaví, což v některých ambulancích řeší pokutami, ale to si netroufám.

Pokud se týká digitálních inovací a implementací technologií do naší práce, vidím velikou bariéru mezi mladou generací, lékaři na klinikách, státních nemocnicích a námi staršími, popřípadě starými kolegy. Pokud si přečtu vyjádření mladých kolegů, těm samozřejmě AI ušetří čas, a podobné je to se systémy, které vyhodnocují RTG, EMG či EKG monitorování atd. O nás se občas vyjádří, že jsme rigidní…

Ale neřeší zaplacení nového informačního systému, provoz, opravy a servis. Pokud bude od roku 2026 zavedeno povinné elektronické vedení zdravotnické dokumentace, tak si myslím, že by stát měl kompenzovat ambulantním lékařům náklady na tuto činnost. Není možné v právním státě jenom nařizovat a nekompenzovat. S obavami čtu, že náklady na vyšetření stouply a pojišťovny nebudou tolerovat překročení limitů.

Tyto problémy nemocniční lékaři nemusejí řešit, a dále se tak prohlubují bariéry nepochopení obou stran.

A pohoda v době adventu? Určitě bude, dárky nakoupeny, ryby v mrazáku, vyhnout se šílené horečce v supermarketech, zapálit svíčky, usednout s dobrou knihou. Moc se mi líbila anglická středověká trilogie Kena Folletta a se zájmem nyní čtu knihy amerického spisovatele Gregga Olsena. Musíme ještě rozplánovat termíny návštěv s dětmi a dalšími příbuznými v době svátků. S kamarády se potkáme na náměstí v Olomouci u kontroverzního vánočního stromu.